Como montar uma agência de viagens e turismo - PARTE 4

Estrutura

A área mínima necessária para uma Agência de Viagens e Turismo é de aproximadamente 15m², sendo necessárias inicialmente para o atendimento, duas pessoas. A agência pode funcionar numa sala comercial com banheiro.

Apresenta-se abaixo uma estrutura de agência de viagens e turismo considerando a disponibilização de espaços específicos para área de atendimento e administrativa.

Os espaços indicados acima devem ser dotados de lay-out adequado, respeitando a facilidade de movimentação, conforme segue:

a) ATENDIMENTO – proceder a disponibilização e instalação de mesas, computadores, scanner, telefones, copiadora, impressora, cartazes/banners de roteiros turísticos, dentre outros itens, de forma extremamente organizada e harmônica, possibilitando facilidade de circulação nesse espaço. A iluminação é um item a ser bem observado. É necessário ter mesas com cadeiras para atendimento ao cliente e sofás de espera para clientes aguardarem atendimento.

O ideal é que haja uma área que aproveite o máximo a luz natural, evitando sempre que possível a utilização de iluminação artificial e nos espaços necessários deve-se optar pelas lâmpadas fluorescentes, já que elas consomem menos energia.

b) ADMINISTRATIVA – o mobiliário, microcomputadores, impressora, dentre outros itens devem estar alocados organizadamente, possibilitando o desenvolvimento das atividades de escritório administrativo-financeiro.

Não existe uma regra clara e objetiva para a definição da estrutura física necessária para instalação de uma Agência de Vagens e turismo. Os setores deverão ser separados da melhor forma para que seja possível conseguir uma maior produtividade possível de cada colaborador.

  

Pessoal

O empreendedor que está iniciando um negócio deve estar atento para não exceder os custos. A folha de pagamento é uma das grandes responsáveis por elevar os custos das empresas. Para amenizar os custos iniciais, convém optar pela contratação de uma equipe enxuta. De acordo com empreendedores do ramo, para começar, em uma agência com 15m², basta um funcionário com a função de agente de viagens e um responsável pela gestão do negócio que pode ser o proprietário.

A seleção deve ser criteriosa para analisar se o futuro funcionário tem o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes para executar suas funções. Além de demonstrar capacidade para oferecer um excelente atendimento ao cliente, as competências gerais básicas necessárias ao profissional são:

Agente de Viagens

- Atitude positiva e confiante no relacionamento com os clientes.

- Conhecimento dos produtos comercializados.

- Capacidade de solucionar problemas e imprevistos.

- Habilidades de venda e comercialização.

- Habilidade de comunicar-se de forma eficaz.

- Utilização de ferramentas de tecnologia e sistemas.

- Capacidade de tomar decisões sem necessidade de supervisão.

- Capacidade administrativa e de controle.

- Capacidade de identificar novas tendências turísticas.

- Experiência técnica de agenciamento.

- Domínio de línguas estrangeiras.

Gerente:

- Rede de contatos relacionamento / parcerias / interação.

- Acompanhar o desempenho profissional de seus empregados.

- Ter capacidade para resolver problemas.

- Manter-se informado em relação às tendências do mercado.

- Desenvolver um processo de relacionamento contínuo com os clientes, fornecedores e comunidade local.

- Ter iniciativa para buscar informações e atualizar-se sobre o negócio.

- Planejar, coordenar e avaliar a obtenção de resultados.

- Ter domínio em finanças, controle e supervisionar a gestão desses assuntos.

- Utilizar ferramentas de tecnologia e sistemas.

- Atingir metas desafiadoras de vendas.

- Liderar pessoas e formar equipes.

- Acompanhar as atualizações na legislação geral e específica.

- Dominar línguas estrangeiras.

- Fortalecer o relacionamento público e privado.

A capacitação de profissionais deste ramo de negócio deve estar direcionada para o desenvolvimento das competências citadas acima.

O piso salarial dos empregados de uma Agência de Viagens e Turismo geralmente é regulado pelos Sindicatos dos Empregados em Agências de Viagens e Turismo. A partir do piso salarial estabelecido pelo sindicato, o empresário deverá manter políticas que remunerem adequadamente os empregados, considerando-se os níveis de competências pessoais.

Ao adotar uma política de retenção de pessoal, oferecendo incentivos e benefícios financeiros ou não, a empresa poderá diminuir os níveis de rotatividade e obter vantagens como a criação de vínculo entre funcionários e clientes e ainda a diminuição de custos com:

- recrutamento e seleção;

- treinamento de novos funcionários;

- custos com demissões.

O empreendedor deve ter um funcionário responsável pela limpeza da agência, bem como serviços de copa.