Como montar uma agência de viagens e turismo - PARTE 6

Automação

O nível de automação para este tipo de empresa é expressivo, apesar de não envolver soluções tecnológicas inovadoras. O empreendimento requer equipamentos (microcomputadores) com boa capacidade de processamento, bem como de um software que auxilie tanto na emissão de bilhetes/e-ticket de passagens, quanto na montagem de roteiros turísticos, incluindo visualização de mapas, dentre outros elementos que possam facilitar a composição dos produtos e apresentar um melhor entendimento da região que será visitada.

Da mesma forma, tal software deverá, de preferência, funcionar como um sistema integrado de gestão empresarial, buscando com isto facilitar a gestão operacional, administrativa e financeira da empresa. Isto porque como esse tipo de empresa trabalha normalmente como “intermediária” de negócios, sua remuneração dá-se via pagamento de comissão pelas diversas empresas que representam, por exemplo, as empresas aéreas, hotéis, operadoras de turismo, dentre outras. Deve-se manter um rigoroso controle dos montantes comercializados e as respectivas comissões recebidas.

As Agências de Viagens e Turismo para a emissão de seus bilhetes de passagens diretamente em sua agência, sem necessitar da utilização do “browser” das companhias aéreas especificamente, encontram no mercado diversos softwares que atendem essa necessidade de emissão nas agências de viagens e turismo, mas como base de pesquisa cita-se os dois mais comuns que são: AMADEUS e o RESERVE, sendo que a agência deverá avaliar cada um desses softwares ou outros no mercado e ver o que melhor se adéqua as suas necessidades e expectativas. Caso o empreendedor não adote as providências de automação de sua Agência de Viagens e Turismo desde o início de seu empreendimento, existirá uma grande possibilidade de fracasso em curtíssimo espaço de tempo, já que esse tipo de estabelecimento comercial deve primar pela sofisticação e pontualidade.

   

Canais de Distribuição

Uma Agência de Viagens e Turismo pode utilizar mais de um canal para fazer com que seus produtos cheguem até o cliente. Dentre eles pode-se elencar a loja física e uma loja virtual.

Ao fazer a opção da adoção de multicanais, a empresa precisa estar consciente de suas competências e recursos. Para atuar em vários canais a empresa deverá estar apta a agir com rapidez para fazer negócios e a ter uma infra-estrutura adequada para gestão.

Independente do canal adotado é necessário capacitar o(s) funcionário (s) para o uso adequado das ferramentas de venda, de forma que possam oferecer o melhor atendimento aos clientes.

Investimento

Várias decisões irão impactar no montante do investimento necessário para abertura de uma Agência de Viagens e Turismo, dentre elas:

Localização: o valor para alugar ou comprar um imóvel irá variar de acordo com a região escolhida para abertura do negócio.

Tipo de imóvel: optar por alugar ou comprar um imóvel;

Qualidade do imóvel: condições físicas do imóvel, necessidade de reforma, tamanho da reforma.

Os resultados das decisões referentes a estes itens surgirão com a elaboração do plano de negócios. Etapa fundamental para quem deseja empreender de forma consciente, “o plano de negócios é a validação da idéia, análise de sua viabilidade como negócio” (DOLABELA, 1999, p.17).

Visando fornecer uma idéia de tais investimentos segue uma exposição de itens e quantidades entendidas como necessárias para se ter estruturada uma Agência de Viagens e Turismo em 15 m².

Microcomputadores – 2 – R$ 5.000,00

Mesas – 2 – R$ 800,00

Cadeiras – 6 – R$ 600,00

Impressora multifuncional – 1 – R$ 600,00

Telefone – 1 – R$ 50,00

Armários – 5 – R$ 5.000,00

Total dos equipamentos e acessórios – R$ 12.50,00

O montante a ser investido na reforma e adequação do imóvel às necessidades da empresa é extremamente variável, pois dependerá do material de construção que será empregado, estado em que a empresa está localizada, no entanto como deve ser uma estrutura com um visual extremamente atrativo o investimento nesta área irá girar em torno de R$ 40.000,00

Sendo assim o investimento para instalação de uma Agência de Viagens e Turismo e seus departamentos irá girar em torno de R$ 52.100,00 ( cinquenta e dois mil e cem reais).

Isto é apenas uma estimativa, pois o investimento poderá ser maior ou menor, segundo as concepções do empreendedor. Não está previsto no investimento acima indicado o valor do software, isto porque o empreendedor poderá encontrar soluções tecnológicas de acesso livre, fato que nesse momento não é aconselhável, sendo o recomendável que seja levantado o custo de aquisição de licenças dos softwares constantes do tópico automação.

Capital de Giro

Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.

O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazo médio de pagamento aos fornecedores (PMP) que incluem todos os pagamentos efetuados pela empresa (matéria prima, aluguel, mão de obra, etc);prazos médios de estocagem (PME), que é calculado conforme a frequência de compras e prazos médios de recebimento de clientes (PMR).

Quanto maior o prazo de recebimento de clientes e o prazo de estocagem, e menor o prazo de pagamento de fornecedores, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados, negociar o maior prazo de pagamento com os fornecedores e estabelecer critérios para conceder prazo aos clientes, pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.

Uma alternativa para reduzir o prazo de recebimento é antecipar os recebíveis, cartões de crédito e boletos bancários. Porém, os bancos cobram por esta operação, que se não for planejada repassando o custo aos clientes nos valores das mercadorias, poderá complicar a situação financeira da empresa.

É importante observar que um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro, pois será necessário comprar mais matéria prima e/ou mercadorias. Portanto, o aumento de vendas também deve ser planejado, controlando adequadamente os prazos médios de forma que o lucro apurado da empresa seja parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa.

No caso dos prazos médios de pagamento aos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos médio de recebimentos de clientes, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus pagamentos futuros.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.