Como montar uma agência de marketing digital - PARTE 3

4. Exigências Legais e Específicas

As licenças para a abertura de uma empresa de marketing digital são as mesmas exigidas para todos os outros novos empreendimentos: abertura de firma e cadastro na junta comercial e perante a prefeitura. O processo de abertura da empresa pode ser realizado por um contador, que levará o contrato até o empreendedor. Pode ser uma firma única ou uma sociedade de no mínimo dois sócios. O contador pode auxiliar o empresário a decidir que tipo de firma ela será.

Recomendamos consulta formal junto ao Conselho Regional de Administração, uma vez que a atividade de marketing encontra-se relacionada nas áreas de atuação privativas da administração, na Resolução nº 362, 2008, do Conselho Federal de Administração.

Além disso, para funcionamento regular, o empreendimento está sujeito à obtenção dos registros exigíveis das sociedades empresárias em geral (esse é um procedimento obrigatório para aqueles empreendedores que desejarem prestar serviços para clientes corporativos, pela necessidade de emissão de nota fiscal de serviço).

Para registro e legalização da empresa, é recomendável a contratação de um contador. Ele irá elaborar os documentos constitutivos e realizar o registro junto aos órgãos responsáveis:

-  Junta Comercial

-  Secretaria da Receita Federal (CNPJ)

-  Secretaria Estadual da Fazenda

-  Prefeitura do município para a obtenção do alvará de funcionamento

-  Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (a empresa ficará obrigada ao recolhimento anual da Contribuição Sindical Patronal)

-  Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”

Para os empreendedores que desejarem instalar a sua empresa em imóveis comerciais, deverão ser providenciadas:

-  Vistoria do Corpo de Bombeiros Militar

-  Visita à prefeitura da cidade onde se pretende montar a empresa (quando for o caso)

A legislação específica para a abertura de empresas segue as normas instituídas pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), que funciona como órgão nacional destinado à supervisão, orientação, coordenação e normatização, no plano técnico; e supletiva, no plano administrativo, e as Juntas Comerciais (JC) como órgãos de execução e administração dos serviços de registro no Brasil.

No site do DNRC(www.dnrc.gov.br) estão todas as normas, legislações vigentes e endereços e telefones das juntas comerciais em todos os estados e no Distrito Federal.

Para se tornar um empreendedor/empresário, a pessoa deve observar os princípios legais vigentes no Código Civil Brasileiro de 2003, dentre os quais se indica que a idade mínima para constituir uma sociedade é de 18 anos e a idade para emancipação varia dos 16 aos 18 anos, desde que não haja impedimento legal. Para fins de orientação ao empreendedor, abaixo encontram-se alguns passos importantes para abertura de uma empresa no Brasil:

1º passo:

Localização: É necessário definir a localização da empresa para que seja realizada uma consulta prévia de endereço junto à administração municipal para verificar se a atividade comercial é compatível (inclusive no que diz respeito a questões ambientais)com a lei de zoneamento da região onde a empresa pretende se importante, no momento da consulta, verificar se o imóvel está regularizado, isto é, se possui Habite-se e se o IPTU está em dia.

2º passo:

Nome da empresa: Toda empresa deve ter um nome. Neste momento, o empresário escolhe o nome de sua empresa e, na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica de seu município, efetua uma pesquisa para saber se o nome escolhido já está registrado. Essa consulta é realizada em formulário próprio, obtido na hora. É possível fazer esse tipo de consulta pela internet. É importante verificar junto ao Instituto Nacional de Propriedade Intelectual se o nome ou marca já estão patenteados.

3º passo:

Contrato Social e demais documentos Ainda na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, após a definição do nome da empresa, deverão ser apresentados os seguintes documentos:

-  Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias

-  Cópia autenticada do RG e CPF do titular e dos sócios

-  Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial ou Cartório), em uma via

-  FCN (Ficha de Cadastro Nacional), modelo 1 e 2, em uma via

-  Pagamento de taxas por meio de DARF

O Contrato Social é a peça principal na constituição de uma empresa. Nele são identificados os objetivos da empresa, a composição societária e a forma jurídica da sua constituição. São apresentados os deveres, os direitos e as legislações aos sócios. Conforme o Estatuto da Micro e Pequena Empresa (LC 123/2006), não há a necessidade da assinatura de um advogado nesse documento. Nos demais casos, essa assinatura é obrigatória. Um contador ou um advogado podem auxiliar o empreendedor no momento da assinatura do Contrato Social. Ao final dessa etapa, será emitido o Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE), necessário para cadastramento da empresa junto à Secretaria da Receita Federal, que é o próximo passo.

4º passo:

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ): Com o NIRE em mãos, o empresário deve registrar sua empresa junto à Secretaria da Receita Federal. Esse registro deve ser efetuado exclusivamente pela internet,por meio de um programa específico. Os documentos exigidos e que devem ser apresentados no momento do cadastramento serão enviados por SEDEX para a Receita Federal. O número do CNPJ será disponibilizado também pela internet. É de extrema importância, nesta fase, que o empresário defina o porte de seu empreendimento e sua classificação, porque é nesta etapa em que, dependendo da atividade exercida, o contribuinte poderá optar pelo sistema de tributação simplificada, o SIMPLES. Uma visita à Secretaria da Receita Estadual é útil para que se verifiquem os tributos que a empresa deverá pagar e para que se efetue o registro nesse órgão, item obrigatório para os setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual, bem como os serviços de comunicação e energia. A inscrição estadual é essencial para a obtenção da inscrição no Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Há casos em que essa inscrição ocorre junto com a obtenção do CNPJ. No sítio da Receita Federal podem ser encontrados os órgãos que possuem convênio.

5º passo:

Alvará de Funcionamento: O alvará de funcionamento, documento obtido junto à prefeitura, à administração regional ou à secretaria da fazenda de cada município, é o documento final que autoriza o funcionamento da empresa. Na maioria dos casos, os documentos necessários são:

-  Formulário próprio da prefeitura

-  Consulta prévia de endereço aprovada

-  Cópia do CNPJP

-  Cópia do Contrato Social

-  Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário. Dependendo do tipo de atividade a ser exercida, é fundamental que uma vistoria seja realizada no local. Essas vistorias são realizadas por diversos órgãos, tais como corpo de bombeiro (vistoria obrigatória), vigilância sanitária, órgãos ambientais e outros. É importante verificar se a atividade é passível de licenciamento ambiental junto ao órgão responsável no município. Quando o atendimento é realizado no próprio domicílio do empreendedor, a obtenção do alvará de funcionamento é condicionada à declaração explícita dos vizinhos de que a atividade não traz prejuízos à comunidade, autorizando o funcionamento do estabelecimento.

6º passo:

Cadastramento na Previdência Social: Após realizar com sucesso as etapas anteriores, o empresário já pode iniciar o seu tão sonhado negócio. Contudo, ainda há a necessidade de cadastrar a empresa na Previdência Social em até 30 dias, mesmo que não possua nenhum funcionário.

7° passo:

Aparato Fiscal: Para finalizar o processo de abertura e iniciar de forma legal o negócio, o empreendedor deverá se dirigir à Secretaria de Estado da Fazenda para solicitar a autorização para impressão das notas e dos livros fiscais. A ajuda do contador, neste momento, é muito importante.

Agora o negócio está apto a ser iniciado,uma vez que todas as necessidades sejam cumpridas. É essencial lembrar que, a partir deste momento, a empresa deverá cumprir outras obrigações de caráter fiscal, tributário, trabalhista, previdenciário e empresarial.

O novo empresário deve consultar o PROCON para adequar seus produtos às especificações do Código de Defesa do Consumidor (LEI Nº 8.078 DE 11.09.1990).

Para maiores esclarecimentos, orientações e auxílio, busque o Sebrae local mais próximo.

Especial atenção deve ser dada à acessibilidade das páginas eletrônicas, para que se aumentem as chances do negócio e que sejam cumpridas as normas nacionais e internacionais. Exige-se que todas as páginas na internet sejam acessíveis a pessoas com necessidades especiais e disponibilizem áudio e outros recursos para leitura e compreensão de todo o seu conteúdo. Maiores informações podem ser obtidas no link http://www.acessobrasil.org.br/.

5. Estrutura

A estrutura para este tipo de empreendimento é bem simples e até compacta, semelhante à de um escritório. É preciso que haja um local para trabalho com computadores com acesso à internet, impressoras, mesas e cadeiras confortáveis, boa iluminação para leitura e telefones.

Em muitos casos, dependendo da legislação vigente em relação à localização, pode-se estabelecer o negócio em alguma dependência da residência do empreendedor. Mas, como sempre, tudo irá depender da expectativa de atendimento.

O tamanho do espaço recomendado é de aproximadamente 45m², divididos entre:

-  Recepção, com um televisor e poltronas, para o conforto do cliente que aguarda o atendimento;

-  Local de atividade dos trabalhos, que poderá ser divido ou não por baias e estações de trabalho.

O local deve estar limpo e conservado. O piso, a parede e o teto devem estar conservados e sem rachaduras, goteiras, infiltrações, mofos e descascamentos.

Sempre que possível, deve-se aproveitar a luz natural. No final do mês, a economia da conta de luz compensa o investimento. Luminárias e lâmpadas erradas podem proporcionar efeitos indesejados como distorcer formatos, gerar sombras ruins, escurecer alguns pontos, criar uma atmosfera desagradável e até prejudicar a visão dos funcionários, uma vez que o serviço é efetuado diretamente com computadores.

Profissionais qualificados (arquitetos, engenheiros, decoradores) podem ajudar a orientar em questões sobre ergometria, fluxo de operação, design dos móveis, iluminação, ventilação, etc.

A fachada da agência e a recepção podem auxiliar no processo de atração de clientes e transmissão do conceito do empreendimento. Uma decoração interna alegre e leve, com temas específicos, pode criar uma atmosfera lúdica ao ambiente e encantar todos os tipos de clientes.

6. Pessoal

O segredo de uma agência de marketing digital é ter bom serviço e para isso é necessário fazer boas contratações. O principal é ter profissionais capacitados, que tenham conhecimentos técnicos da área, como um webdesign por exemplo.

A quantidade de pessoas a ser contratada esta relacionada ao volume de serviço ou produto a ser ofertado pelo empreendedor.

Para a estrutura sugerida, espera-se uma equipe com aproximadamente 5 funcionários: um gerente (que pode ser o dono), um responsável pelo atendimento aos clientes, que deve conhecer as soluções que a empresa possui e é o ponto focal das negociações, uma pessoa para os serviços administrativos (que também pode ser o dono), de duas a três pessoas para a execução dos serviços contratados.

Os perfis dos profissionais e dos cargos são variáveis e podem ser:

-  Web designers;

-  Atendimento;

-  Responsável pela arte e criação;

-  Analistas de web;

-  Analistas de comunicação e marketing.

Todos os cargos acima mencionados são apenas indicativos e devem ser buscados de acordo com a necessidade.

O empresário desse ramo pode pensar em contratar free-lancers, isto é, pessoas para fazerem serviços específicos, mas que não fazem parte da equipe de funcionários, reduzindo assim os custos com pessoal.

A qualificação e a criatividade dos profissionais são consideradas fatores chave para o sucesso de uma empresa de marketing digital.

A qualificação de profissionais aumenta o comprometimento com a empresa, eleva o nível de retenção de funcionários, melhora a performance do negócio e diminui os custos trabalhistas com a rotatividade de pessoal. O treinamento dos colaboradores deve desenvolver as seguintes competências:

-  Capacidade de percepção para entender e atender as expectativas dos clientes

-  Agilidade e presteza no atendimento

-  Capacidade de apresentar e vender os serviços da empresa, expandindo o consumo médio por canal

-  Motivação para crescer juntamente com o negócio

-  O empreendedor pode participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio para manter-se atualizado e sintonizado com as tendências do setor.

Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis.

O atendimento personalizado e qualificado é um item que merece a maior atenção do empresário, procurando-se a manutenção e fidelização da clientela.

O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos adequados.

7. Equipamentos

A definição do porte do negócio é fundamental para a aquisição dos equipamentos. O novo empresário poderá decidir quais equipamentos utilizará, dentre os citados a seguir:

-  Microcomputadores completos de última geração, pois irá trabalhar com gráficos, páginas na internet e conteúdos de comunicação;

-  Impressoras a jato de tinta e a lazer, coloridas e preto e branco;

-  Escâneres e equipamentos de fotografia e filmagem digital;

-  Linha telefônica;

-  Uma impressora de cupom fiscal;

-  Mesas, cadeiras, armários, de acordo com o dimensionamento das instalações;

-  Equipamento para recebimento através de cartões de débito e crédito;

-  Estantes/ prateleiras;

-  Utensílios de escritório;

-  Veículo utilitário – a critério do empreendedor.

Ao fazer o layout da empresa, o empreendedor deve levar em consideração a ambientação, decoração, ventilação e iluminação. Na área externa, deve-se atentar para a fachada, letreiros e estacionamento.

No caso de uma empresa pequena, deve-se levar em consideração a necessidade de todos os equipamentos acima especificados e o modelo/marca, pois existem dos mais sofisticados aos mais simples. Antes de comprar os equipamentos, pense no tipo de serviço e qualidade exigida pelo público-alvo para não gastar mais do que o necessário ou ficar com ociosidade em excesso.