Como montar um serviço de animação de festa infantil - PARTE 3

Pessoal

A necessidade de pessoal, assim como o tamanho da infraestrutura, depende diretamente do segmento pelo qual o empreendedor optou. Geralmente é baseado no volume de produtos ofertados e de serviços oferecidos.

Para o segmento de animação de festas infantis, a qualificação dos profissionais é o fator chave para o sucesso do empreendimento, onde a atuação dos artistas e animadores, através de suas apresentações, dita o sucesso ou fracasso de uma festa de aniversário.

A tendência deste segmento é trabalhar com uma estrutura fixa mínima: o dono e um contato comercial. Os artistas e animadores podem ser contratados sob demanda, como free lancers. As atrações mais solicitadas são:?

• Mágicos;

• Palhaços;

• Malabaristas;

• Equilibristas;

• Contorcionistas;?

• Recreadores;?

• Maquiadores;?

• Cantores;?

• Atores;?

• Teatro de fantoches.

Algumas características são fundamentais para estes profissionais, dentre as quais podemos elencar:? paciência e satisfação em trabalhar com crianças;? versatilidade para desempenhar números diferentes; capacidade de inovação;? dinamismo;? capacidade de improviso; pontualidade;? assiduidade; animação;? bom humor.

Os profissionais devem seguir a programação de atividades recreativas com bastante naturalidade e espontaneidade, evitando pausas e intervalos que “esfriem” a criançada.

Como o crescimento nesse segmento de negócio depende da indicação de clientes, o atendimento exige uma atenção especial do empresário. A qualificação de profissionais aumenta o comprometimento com a empresa, eleva o nível de retenção de funcionários, melhora a performance do negócio e diminui os custos trabalhistas com a rotatividade de pessoal.

O treinamento dos colaboradores deve desenvolver as seguintes competências: ? capacidade de percepção para entender e atender as expectativas dos clientes;? agilidade e presteza no atendimento;? capacidade de apresentar e vender os serviços da empresa e;? motivação para crescer juntamente com o negócio. Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis.

O empreendedor pode participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se atualizado e sintonizado com as tendências do setor. O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos adequados.

Equipamentos

Os materiais básicos para a instalação de uma empresa de animação de festas infantis são:

• Balcão ou mesa de recepção, com cadeiras;

• Artigos para mágica;

• Roupas e fantasias;

• Utensílios para as apresentações de malabaristas, equilibristas e palhaços;

• Utensílios para as brincadeiras e gincanas;

• Telefone e aparelho de fax;

• Microcomputador e impressora.

Além desses itens, o empreendedor pode incluir em seu leque de produtos brinquedos variados que são importantes em qualquer festa infantil nos dias de hoje. Abaixo relacionamos alguns desses brinquedos, mas lembramos que o empreendedor deve analisar a necessidade da oferta de artigos de acordo com o porte do empreendimento e público-alvo da sua empresa:

- cama elástica: rede ou tecido resistentes, bem esticados e presos a molas de uma armação firme, formando uma superfície que impulsiona de volta para cima o corpo que nela cai. Brinquedo que faz muito sucesso entre as crianças.

- piscina de bolinhas: piscina contendo diversas bolinhas de plástico adaptada pra crianças de até 6 anos.

- Games/simuladores: com uma grande oferta hoje no mercado brasileiro os games e simuladores estão presentes nas festas infantis, tais como: nintendo wii, xbox 360 e simuladores com diversos tipos de design.

- brinquedos infláveis.

Matéria Prima/Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.

Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques.

Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão.

Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa.

Uma empresa de animação de festas infantis é tipicamente uma prestadora de serviços, na qual não há venda de mercadorias, somente a manutenção e limpeza dos instrumentos e equipamentos.

Atualmente, os produtos mais demandados são:?

• Cama elástica;

• Tobogã inflável;

• Futebol de sabão;?

• Fliperama;?

• Pula-pula;?

• Piscina de bolinhas;?

• Mesa de tênis de mesa;?

• Pebolin;?

• Videokê;?

• Pernas de pau;?

• Brinquedos eletrônicos;?

• Discoteca.

Já os serviços mais demandados são:?

• Show de mágica;

• Show de palhaços;

• Malabarista;

• Equilibrista;

• Teatro;

• Fantoche;

• Gincanas;

• Campeonatos esportivos;

• Tatuagens temporárias;

• Maquiagem;

• Aulas de dança;

• Personagens fantasiados.

A aquisição de materiais deve ser bem criteriosa, já que alguns “brinquedos” podem ter grande custo para o micro e pequeno empresário. Não é possível oferecer tudo o que há no mercado. O empreendedor precisa definir bem o seu negócio, o perfil de seus clientes e a sua linha de atuação, para investir em produtos que melhor atendam a demanda identificada sem comprometer o seu capital.

Como há uma grande variedade de serviços, equipamentos, brinquedos e fantasias fica complicado, inicialmente, estimar ou prever uma definição das atividades a serem oferecidas. Essa definição só poderá ser realizada após uma detalhada descrição da estrutura, dos equipamentos e da produção esperada.

Outros insumos são necessários, como materiais para embalagens, máscaras descartáveis e materiais para o serviço de animação. Portanto, é bom estar atento para todos os tipos de novidades em brinquedos, materiais e produtos usados diretamente e indiretamente nesse empreendimento.

Organização do Processo Produtivo

A organização do processo produtivo do serviço de animação de festas infantis não é considerada muito complicada ou sofisticada, mas sim trabalhosa, pois existem diversas variáveis que podem influenciar um aniversário de uma criança. Contudo, compreende diversas atividades e etapas que devem ser seguidas para manter uma boa qualidade dos serviços e produtos ofertados.

O processo produtivo de um animador de festas infantis dependerá da programação de atividades do evento. O roteiro de atrações precisa ser bem elaborado, considerando diversos fatores como sexo do aniversariante, número de participantes, idade das crianças, local da festa, tempo disponível, tipo de animação e sazonalidade (festa junina, carnaval, páscoa, natal).

As principais etapas para se realizar com sucesso a atividade são:

Serviços de atendimento ao cliente – O contato inicial com o cliente normalmente é realizado pelo telefone ou website e o cliente se desloca para o local onde a empresa está situada. Nesse momento é que são apresentados os produtos e serviços oferecidos pela empresa, apresentados os materiais utilizados durante a animação e todo o contexto preparado. Somente após a aprovação do cliente é que serão iniciados os serviços de agendamento e preparação das equipes e dos materiais e equipamentos.

Serviços de montagem e estruturação do evento – Após definidas as data, segmentos, produtos e serviços, e principalmente, a finalização do contratato com o cliente, chega a hora das etapas de transporte de materiais e equipe, montagem, testes, trocas de roupas e, após encerrado o evento, a desmontagem e guarda dos materiais de volta à sede da empresa.

Os períodos de maior movimento são sexta à noite, sábado à tarde e domingo à tarde, quando normalmente as casas de festas ficam lotadas e solicitam os serviços de animadores.

Independente do tamanho, todas essas etapas devem ser cumpridas. A variação dependerá do tamanho da produção e automação necessária e desejada para um serviço de melhor qualidade. Cada etapa mencionada deve ser entendida e pensada antes de iniciar a produção.

Além disso, o empreendedor deverá atentar para as etapas de gestão da empresa, tais como:

Compras e controle de estoque

Para implementar um serviço de animação de festas infantis o empreendedor deverá ter controle dos produtos existentes na sua empresa. É preciso organizar um canal de comunicação que viabilize a chegada de material de qualidade. Este trabalho envolve a pesquisa de fornecedores e visitas à empresas especializadas. Em especial, as compras neste segmento são bastante peculiares (dependem muito da moda e tendências) e exigem habilidade do empreendedor. É necessário realizar uma avaliação criteriosa do item, considerando os aspectos de comercialização que, posteriormente, precisarão ser considerados na formulação do preço final.

Embora oportunidades “imperdíveis” surjam, em algumas destas situações, estas aquisições devem ser realizadas em sincronia com as vendas, evitando-se manter elevado o estoque de produtos, o que comprometeria o capital de giro da empresa.

O controle do estoque de mercadorias também inclui as rotinas envolvidas no recebimento e registro das mercadorias compradas, no controle de estoque da empresa e o controle físico das mercadorias.

Gestão administrativo-financeira

A gestão administrativo-financeira inclui:

- Controle sobre as vendas / faturamento;

- Controle de caixa (incluindo controle de cheque pré-datado; controle de conta bancária / extratos e saldos conciliados com o banco);

- Controle de contas a receber e cobrança;

- Controle das contas a pagar a fornecedores;

- Relacionamento com o escritório de contabilidade, bancos, etc.;

- Gestão de recursos humanos (admissão, rescisão, treinamento, pagamento de funcionários);

- Controle dos contratos com os clientes, atentando sempre aos prazos.

Geralmente, trabalha-se além do horário de atendimento ao público, em tarefas como visita à fornecedores e compras de mercadorias, prestadores de serviços, visita ao banco, contador, etc.

Automação

A automação das atividades industriais/comerciais é um dos principais requisitos para uma participação mais competitiva de uma empresa no mercado local. Nesse sentido, é necessário manter sob controle e decisão um número crescente de aspectos relacionados com a produção e a venda, inclusive aqueles que estejam vinculados com as áreas: comercial, suprimento, estocagem, manutenção e logística.

Há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento de empresas dos mais variados portes e tipos.

Esses softwares possibilitam o controle do agendamento de clientes, cadastro e histórico de serviços prestados a cada um, serviços de mala direta para clientes e potenciais clientes, controle de estoque de produtos, cadastro de equipamentos, gerenciamento de serviços dos empregados, controle de comissionamento, controle de contas a pagar e a receber, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa, fechamento de caixa, etc.

Também é imprescindível a presença de computador, móveis e utensílios diversos. Internet também é uma excelente ferramenta que pode gerar vários benefícios como permanente atualização no setor através de pesquisas direcionadas para a área que a empresa atua, possibilidade de agendamento de clientes quando for o caso, facilidade de busca de alternativas de fornecedor e mesmo de efetivação de encomendas e – até mesmo, eventualmente – se constituir em entretenimento para clientes em espera. Além de ser a ferramenta de atualização do website da empresa.

Portanto, a automação a ser exigida irá depender diretamente do tamanho do empreendimento a ser montado, e o uso de sistemas de automação mais complexos e sofisticados só se justifica para empresas de maior porte.

O mercado oferece diversos softwares (pacotes) que auxiliam o empreendedor na gestão de sua empresa de animação de festas infantis - existem aplicações integradas de controle de vendas, estoque, contas a pagar e receber, cadastro de clientes, fornecedores, etc., próprios para o comércio varejista.

Seguem algumas opções (vide http://www.baixaki.com.br ou http://www.superdownloads.com.br):

Automatiza Financeiro.

Sistema CRGNET.

Financeiro.

Orçamento Empresarial.

SIC – Sistema Integrado Comercial.

PDV Empresarial Professional.

Sintec-pro.

InstantCashBook.

Direct Control Standard.

Desktop Sales Manager.

SGCON – Sistema Gerencial Contábil.

Advanced Accounting Powered by CAS.

Contact your Client Professional.

JFinanças Empresa.

GPI – Gerenciador Pessoal Integrado.

SGI – Sistema Gerencial Integrado.

MaxControl.

Apexico VAT-Books.

Yosemite Backup Standard.

ERP Lite Free.

II Worklog.

Business Reports

Fortuna 6.0

Terrasoft CRM.

Plano de Contas Gerencial.

Spk Business.

Controle de estoques.

Magic Cash.