Como montar um serviço de aluguel de mesas e utensílios para eventos - PARTE 3

8. Matéria Prima/Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.

Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques.

Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão.

Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa.O negócio de aluguel de mesas e utensílios para eventos não possui matéria prima. A mercadoria é composta dos itens colocados para locação.

Para a definição do mix dos produtos a serem oferecidos para locação o empresário deverá visitar concorrentes, ouvir permanentemente seus clientes e ir fazendo adaptações ao longo do tempo.

9. Organização do Processo Produtivo

Os processos produtivos de uma empresa de aluguel de mesas e utensílios para eventos são divididos em:

Exposição dos produtos – Representado por prateleiras e vitrines onde são expostos os itens disponíveis para locação. Deve ter boa visibilidade e estar distribuída de forma harmônica e integrada ao ambiente.

Atendimento ao cliente e prestação do serviço – é o primeiro contato com o cliente, geralmente se dá na visita a empresa ou por telefone, email ou através de preenchimento de cadastro no site da empresa. Nessa fase inicial é realizada a pesquisa e análise dos objetivos e desejos do cliente, que se transforma no orçamento detalhado dos itens e valores.

Após a aprovação do orçamento e negociação da forma de pagamento, o empresário deverá apresentar o contrato de locação dos móveis, com as clausulas que englobem o valor da transação, a quantidade de cada objeto (cadeiras, mesas, etc) data de locação, data de devolução, e, principalmente, anexo ao contrato, termo de vistoria e responsabilização por todos itens locados.

Cumpridos os requisitos de documentação da transação, os itens deverão ser transportados até o local do evento. Todos os produtos devem ser inventariados, etiquetados e embalados através de um rígido sistema de organização, sendo conferidos na entrega ao cliente e no retorno ao estoque.

É importante estabelecer contato com o cliente após a realização do serviço com o objetivo de avaliar a qualidade do atendimento e o nível de satisfação.

Estoque – área onde são armazenados os diversos itens para aluguel. Deve haver um sistema rígido de controle e armazenagem classificado por itens, com registro de entrada e saída.

Administração – destina-se às atividades de relacionamento com fornecedores, controle de contas a pagar, atividades de recursos humanos, controle financeiro e de contas bancárias, acompanhamento do desempenho do negócio e outras que o empreendedor julgar necessárias para o bom andamento do empreendimento.

10. Automação

Há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento de pequenos negócios. Para uma produtividade adequada, devem ser adquiridos sistemas que integrem as compras, as vendas e o financeiro. Os softwares possibilitam o cadastro de clientes e fornecedores, controle de estoque, serviço de mala-direta para clientes e potenciais clientes, cadastro de móveis e equipamentos, controle de contas a pagar e a receber, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa, fechamento de caixa etc.

Deve-se procurar softwares de custo acessível e compatível com uma pequena empresa.

11. Canais de Distribuição

O principal canal de distribuição é loja. Uma alterantiva que complementa o ponto de venda físico e amplia a possibilidade de captação de novos clientes é implantação de sistema delivery, onde o cliente escolhe os itens que deseja locar pela Internet e faz o pedido por telefone, recebendo os itens no local do evento. Este sistema traz comodidade para o cliente e a possibilidade do desenvolvimento de estratégias personalizadas por parte do empreendedor.

O empresário poderá realizar parcerias com empresas que atuam em áreas complementares como é o caso do ramo de fotografias e filmagens, fornecimento de bebidas, buffets, aluguel de roupas e outras, de forma que uma empresa indique a outra para os seus clientes, possibilitando uma rede de prestação de serviços de forma articulada, gerando negócios para todos.

12. Investimento

Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar e viabilizar o negócio até o momento de sua auto-sustentação. Pode ser caracterizado como:

-  investimento fixo – compreende o capital empregado na compra de imóveis, equipamentos, móveis, utensílios, instalações, reformas etc.;

-  investimentos pré-operacionais – são todos os gastos ou despesas realizadas com projetos, pesquisas de mercado, registro da empresa, projeto de decoração, honorários profissionais e outros;

-  capital de giro – é o capital necessário para suportar todos os gastos e despesas iniciais, geradas pela atividade produtiva da empresa. Destina-se a viabilizar as compras iniciais, pagamento de salários nos primeiros meses de funcionamento, impostos, taxas, honorários de contador, despesas de manutenção e outros.

Para uma loja de aluguel de mesas e utensílios para eventos o empreendedor deverá dispor de aproximadamente R$ 147.293,00 para fazer frente aos seguintes itens de investimento:

-  Mobiliário para a área administrativa – R$ 9.360,00

-  Construção e reforma de instalações – R$ 30.000,00

-  equipamentos – R$ 34.433,00

-  despesas de registro da empresa, honorários profissionais, taxas etc.- R$ 3.500,00

-  mesas e utensílios para locação: R$ 30.000,00

-  capital de giro para suportar o negócio nos primeiros meses de atividade – R$ 40.000,00

Estes valores são estimativas que variam de acordo com a região e o tipo de equipamentos usados.

13. Capital de Giro

Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.

O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.

Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão- de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa.

Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos).

Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus pagamentos futuros.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão. No caso de uma empresa de aluguel de mesas e utensílios para eventos, o empresário deve reservar em torno de 30% do total do investimento inicial ou minimante dois meses de custo fixo, para o capital de giro.